Paskirtis ir pagrindinė informacija
Dokumentų valdymo bendroji informacinė sistema (DBSIS) – tai informacinė sistema, sukurta ir diegiama pagal Vidaus reikalų ministerijos Informatikos ir ryšių departamento įgyvendinamą projektą. Ji skirta vienodinti ir didinti dokumentų ir užduočių valdymo efektyvumą viešojo sektoriaus įstaigose. Šią SaaS paslaugą naudoja daugiau kaip 560 valstybinių ir savivaldybių institucijų; sistemoje registruojama per 25 000 dokumentų per dieną, o naudotojų skaičius viršija 64 000.
DBSIS veikia kaip centralizuotas sprendimas: visi naudotojai dirba toje pačioje aplinkoje, dokumentai ir užduotys perduodami elektroniniu būdu, o veiksmai automatiškai registruojami. Popieriniai dokumentai rengiami tik išimtiniais atvejais (pvz., diplomatiniai dokumentai ar sutartys), o prireikus galima sukurti elektroninius nuorašus. Nuotolinė prieiga prie sistemos leidžiama tik naudojant organizacijos VPN.
Saugumas ir prisijungimas
Naudotojai prie sistemos jungiasi naudodami prisijungimo vardą ir slaptažodį. Pirmą kartą prisijungdami jie gauna vienkartinį kodą el. paštu, kurį turi įvesti papildomai. Asmeniniuose nustatymuose galima įgalinti dviejų faktorių autentifikaciją, pasirenkant kodus el. paštu arba naudojant „Google Authenticator“ ar „Microsoft Authenticator“ aplikacijas. Pamiršus slaptažodį galima pasinaudoti funkcija „Pamiršote slaptažodį?“ – į el. paštą atsiunčiamas vienkartinis kodas naujam slaptažodžiui sukurti. Užklausas dėl prieigos ar kitų problemų nagrinėja paskirti organizacijų DBSIS administratoriai ir pagalbos tarnyba.
Pagrindinis prisijungimas
Pagalbos tarnyba
Apie sistemą
Centralizuota paslauga – DBSIS yra SaaS sprendimas, kuriuo naudojasi per 560 institucijų; kasdien registruojama per 25 000 dokumentų, o naudotojų skaičius viršija 64 000.Vieninga darbo aplinka – visi naudotojai dirba vienoje sistemoje; dokumentai ir užduotys perduodami elektroniniu būdu be atskirų registracijos numerių.
Dokumentų ir užduočių moduliai – sistemoje sukurti moduliai darbams, dokumentams, sutartims, teisės aktams ir ataskaitoms; užduočių skydelis leidžia stebėti visas priskirtas užduotis ir jų terminus.
Nuotolinė prieiga – prisijungimas iš organizacijos išorės galimas tik per saugų VPN; naudotojai privalo laikytis organizacijos saugumo politikos.
Dviguba autentifikacija – prisijungimui naudojami vardas ir slaptažodis; prireikus aktyvinama dviejų faktorių autentifikacija naudojant el. paštą ar autentifikatoriaus programėlę.
Pagalbos centras ir mokymai – paskirti darbuotojai gali teikti užklausas pagalbos portale; vartotojo vadovas suteikia išsamius mokymus ir rekomendacijas.
Prisijungę prie sistemos naudotojai gali atlikti visas dokumentų valdymo funkcijas elektroniniu būdu. Uždavinių skydelyje „Mano darbai“ pateikiamas dinaminis sąrašas su visomis priskirtomis užduotimis; užduotys gali būti rūšiuojamos ir filtruojamos pagal kategorijas, terminus ir svarbą. Pranešimai apie naujus uždavinius ar artėjančius terminus siunčiami per sistemą ir el. paštu.
Dokumentų modulis leidžia kurti ir redaguoti dokumentų projektus, pridėti bylas ir skaitmeninius priedus, siųsti derinimui ir pasirašyti elektroniniu parašu. Sistemoje galima registruoti gautus ir siunčiamus dokumentus, perduoti juos kitiems naudotojams, inicijuoti sutartis ar teisės aktų projektus ir kurti ataskaitas. Visa veikla registruojama loguose, tad įstaigos gali audituoti procesus ir laikytis teisės aktų reikalavimų.
Kas gali naudotis DBSIS?
- Institucijų darbuotojai – visi valstybės ir savivaldybių institucijų darbuotojai, turintys darbo sutartį ir prisijungimo duomenis, gali naudotis sistema dokumentų valdymui.
- Administraciniai padaliniai – registratūros, dokumentų skyriai ir vadovai, kurie kuria ir paskirsto užduotis, prižiūri dokumentų srautus ir tvirtina projektus.
- DBSIS administratoriai – paskirti darbuotojai, prižiūrintys naudotojų paskyras, nustatantys teises, atlieka profilių kūrimą ir prisijungimo problemų sprendimą.
- Pagalbos specialistai – specializuotos pagalbos tarnybos komandos nariai, kurie tvarko užklausas, teikia konsultacijas ir atnaujina sistemos dokumentaciją.
Mobili prieiga
DBSIS sukurta darbui naršyklėje, todėl galima naudotis ir per mobilias ar planšetines naršykles. Tačiau kai kurios funkcijos (pvz., masinių dokumentų redagavimas) gali būti patogesnės didesniame ekrane. Nuotolinei prieigai reikia prisijungimo prie organizacijos VPN, o mobiliojoje aplinkoje dviejų faktorių autentifikacija atliekama el. paštu arba autentifikatoriaus programėlėje.
Jei nepavyksta prisijungti
- Patikrinkite, ar teisingai įvedėte vartotojo vardą ir slaptažodį. Atkreipkite dėmesį į kalbos išdėstymą ir didžiųjų raidžių naudojimą.
- Užtikrinkite, kad esate prisijungę prie organizacijos VPN. Prisijungimas iš išorės be VPN gali būti užblokuotas.
- Jei pirmą kartą jungiatės, suraskite el. laišką su vienkartiniu kodu ir įveskite jį, kad baigtumėte prisijungimo procesą. Jei kodo nesulaukiate, kreipkitės į savo įstaigos administratorius.
- Jei pamiršote slaptažodį, pasinaudokite funkcija „Pamiršote slaptažodį?“ ir sukurkite naują slaptažodį. Naujasis kodas bus išsiųstas į registruotą el. paštą.
- Jei problema išlieka, atnaujinkite naršyklę arba išvalykite talpyklą. Dėl nuolatinio sutrikimo susisiekite su savo įstaigos DBSIS administratoriumi arba naudokite pagalbos portalą.
Pasiekti sistemą galima per institucijos vidinį tinklą arba per saugų VPN adresu dbsis.lt. Pagalbos portalas pasiekiamas adresu helpdbsis.vrm.lt.
Įvertinkite paslaugų tiekėją – jūsų nuomonė svarbi!
#e2e7e0d6Vieši komentarai ir nuomonės